En el mundo corporativo, una diferencia en los números a veces puede parecer una simple discrepancia. Pero, como bien sabemos los profesionales en auditoría y prevención de delitos, detrás de las cifras puede esconderse una historia mucho más preocupante, por ejemplo un fraude en inventarios.

Durante una auditoría reciente en un cliente, al tomar el inventario físico, notamos diferencias significativas entre los registros reales y el sistema perpetuo. Inicialmente, esto se trató como un ajuste de rutina: pérdidas no materiales registradas como parte del curso normal del negocio. Sin embargo, al consolidar todas estas pérdidas acumuladas durante el año, la cifra resultó ser material y alarmante.

Cuando informamos al directorio, su reacción fue inmediata: nos convocaron a una reunión urgente. Al analizar los detalles, les presentamos una posible causa que ningún gerente quiere escuchar: fraude en inventarios.

En este punto, comenzamos a explicarles las distintas maneras en que podrían estar ocurriendo estas pérdidas. A continuación, detallamos algunos de los esquemas de fraude en inventarios más comunes:

1. Robo directo de inventario (Larceny)

El esquema más simple y directo: un empleado sustrae físicamente inventario de las instalaciones de la empresa sin intentar ocultarlo en los registros.

Una de las variantes más frecuentes es el método set-aside, donde el empleado aparta discretamente artículos para llevárselos en otro momento. En algunos casos, estos robos se producen a plena vista, incluso durante el horario laboral, confiando en que los compañeros no levantarán sospechas.

Los empleados que cometen este tipo de fraude suelen ser personas de confianza con acceso a áreas restringidas, lo que les facilita sustraer bienes sin ser detectados.

2. Ventas falsas: cuando el fraude en inventarios se combina con cómplices externos

Este esquema involucra tanto a empleados deshonestos como a cómplices externos. Aquí, el empleado genera una venta registrada en el sistema, pero la mercancía no se paga realmente.

El fraude se completa cuando el cliente falso (el cómplice) se lleva el inventario y, posteriormente, la deuda se elimina del sistema como una cuenta incobrable.

Otra variante ocurre cuando el cómplice simula la devolución de un producto que en realidad es el inventario que el empleado ha robado previamente. Luego, se realiza el reembolso, permitiendo a quien realiza el fraude convertir el inventario robado en efectivo.

3. Documentos falsificados: requisiciones y transferencias ficticias

Las requisiciones internas y los documentos de transferencia son herramientas que, en manos equivocadas, se convierten en medios para desviar inventario.

En un ejemplo típico, un empleado solicita materiales para un proyecto que nunca se realiza, pero los bienes desaparecen. En otros casos, el empleado falsifica formularios para transferir bienes a otra ubicación, utilizándolos como excusa para sustraer el inventario durante el traslado.

4. Falsificación de envíos e ingresos: un método sofisticado de fraude en inventarios

Los empleados en áreas de logística o recepción pueden alterar documentos clave, como órdenes de envío o reportes de recepción, para ocultar robos.

En los envíos falsos, el empleado crea packing slips que autorizan la entrega de inventario a una dirección controlada por él mismo o un cómplice.

En el caso de ingresos falsificados, el empleado puede reportar menos unidades recibidas o rechazar productos por supuestos defectos, quedándose con el inventario en cuestión.

5. Manipulación de registros: encubrimiento del fraude en inventarios

La clave para ocultar el robo de inventario está en disimular el shrinkage (pérdida de inventario no explicada). Esto se puede lograr dejando que las diferencias acumuladas pasen desapercibidas o manipulando registros para simular ajustes por pérdida.

En este caso particular, el cliente asumió que las discrepancias eran pérdidas menores, pero al consolidarlas durante el año, estas se volvieron materialmente significativas. Este es uno de los mayores riesgos: que las señales de alerta no se identifiquen a tiempo.

Actuar a tiempo: la clave para prevenir el fraude en inventarios

La sospecha de fraude llevó al directorio a tomar medidas proactivas y solicitar una investigación exhaustiva, que actualmente está en curso.

Este tipo de situaciones demuestra la importancia de establecer controles robustos, realizar auditorías regulares y nunca subestimar las discrepancias en el inventario.

Una gestión proactiva no solo protege los activos, sino también la confianza en los procesos internos y la reputación de la organización.