Gestión de contratos de tercerización de procesos: seis claves para mejorarla

En el mundo de la terciarización de servicios, como la contabilidad, los impuestos y la administración de remuneraciones, la gestión de contratos de tercerización de procesos con proveedores es clave para garantizar relaciones comerciales eficientes, transparentes y alineadas con los objetivos estratégicos de la organización.

A continuación, compartimos algunas recomendaciones clave para CFOs y equipos de gestión que buscan reducir riesgos al momento de terciarizar procesos clave:

1. Definir expectativas claras desde el inicio

Un contrato bien elaborado debe detallar con precisión los servicios esperados, los niveles de calidad y los tiempos de entrega. Las empresas que externalizan servicios como la contabilidad y la liquidación de impuestos y sueldos deben asegurarse de que el proveedor comprenda completamente los requisitos regulatorios y operativos.

Incluir cláusulas específicas sobre cumplimiento normativo, confidencialidad de datos y manejo de información sensible. Un buen contrato no solo establece entregables, sino también cómo se medirán y garantizarán.

2. Evaluar periódicamente el desempeño del proveedor

El seguimiento continuo del cumplimiento de la calidad del servicio y otros indicadores clave de desempeño es esencial para asegurar que el proveedor cumpla con los términos acordados. Esto permite identificar áreas de mejora y tomar acciones correctivas a tiempo.

Implementar revisiones periódicas del contrato y reuniones de seguimiento con el proveedor es crucial para mantener la calidad y la eficiencia de los servicios contratados.

3. Asegurar la flexibilidad contractual

El entorno empresarial en Argentina está en constante evolución, y los contratos deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a cambios regulatorios, tecnológicos o de mercado. La adopción de nuevas herramientas de automatización o cambios en las leyes fiscales podrían requerir ajustes en los servicios contratados a la hora de la gestión de contratos de tercerización eficiente .

Negociar cláusulas de revisión periódica del contrato es fundamental para garantizar que los términos sigan siendo relevantes. Además, estas revisiones deben incluir la renegociación de tarifas en caso de cambios sustanciales en el alcance del trabajo.

4. Proteger la información sensible y asegurar la calidad del servicio

En servicios como la liquidación de remuneraciones y la administración tributaria, el manejo adecuado de información confidencial es crucial. Además, es esencial que el proveedor implemente un sistema de gestión de calidad que garantice la excelencia en los servicios prestados.

Exigir que la firma proveedora cuente con certificaciones de calidad, como ISQM (International Standard on Quality Management), es fundamental. Este estándar no solo se enfoca en la protección de la información sensible, sino en cómo la empresa asegura la calidad en todos los aspectos del servicio. La implementación adecuada de ISQM demuestra el compromiso del proveedor con procesos rigurosos de control y mejora continua, lo que se traduce en una mayor fiabilidad y calidad en los servicios terciarizados.

5. Gestionar riesgos y contingencias

Es fundamental prever escenarios de riesgo, como incumplimientos contractuales, quiebra del proveedor o interrupciones en los servicios. Un contrato robusto debe incluir cláusulas de resolución de disputas, penalidades y planes de contingencia.

Diseñar un plan de continuidad de negocio es esencial para mitigar el impacto de posibles interrupciones. Además, asegúrate de que el proveedor también cuente con un plan similar, que garantice la estabilidad operativa.

6. Fomentar una relación de colaboración

Más allá del contrato, una relación basada en la confianza y la comunicación abierta permite resolver problemas de manera proactiva y fortalecer la colaboración a largo plazo. Considerar a tu proveedor de BPO como un socio estratégico te permitirá aprovechar al máximo los beneficios de la terciarización.

Mantener reuniones regulares de alineación y establecer canales de comunicación claros y efectivos facilita la resolución de problemas y el ajuste continuo de las operaciones.

El valor del BPO bien gestionado

En Kreston BA, sabemos que la gestión de contratos de tercerización es mucho más que delegar tareas; se trata de liberar recursos para que puedas enfocarte en hacer crecer tu negocio. Con un enfoque estructurado y estratégico, podés transformar los servicios terciarizados en una ventaja competitiva.

Si estás considerando terciarizar procesos clave o querés optimizar la gestión de tus contratos con proveedores, podemos ayudarte a implementar las mejores prácticas y diseñar una estrategia adaptada a tus necesidades. ¡Conversemos!

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